PHƯƠNG PHÁP QUẢ CÀ CHUA POMODORO

PHƯƠNG PHÁP QUẢ CÀ CHUA POMODORO

Năm 1980, Francesco Cirillo – CEO của 1 công ty phần mềm người Ý đã nhận thấy sự tập trung của mình thường giảm mạnh, khiến ông rất khó hoàn thành công việc. Vì vậy, ông sáng tạo ra phương pháp tối ưu hóa khả năng làm việc Pomodoro, hay còn gọi là phương pháp quả cà chua.

TIỀN ĐỀ CỦA PHƯƠNG PHÁP POMODORO

Chuyện kể rằng có chàng trai to khỏe nghe tin bà chủ khu rừng nọ tuyển thợ cưa. Anh tới ứng tuyển thì thấy "đối thủ" của mình là một bác nhìn như người lùn.

Tới ngày thi, bà chủ đưa cho mỗi người một cái cưa và hai người sẽ ở hai mảnh rừng khác nhau để thử thách. Chàng trai tin chắc phần thắng trong tay mình và hì hục cưa ngày cưa đêm không ngừng nghỉ. Điều làm chàng băn khoăn nhất là rất nhiều lúc trong ngày, thấy bác thợ lùn vác cưa đi ngang qua với tách trà nóng hổi, vừa đi vừa huýt sáo và lúc nào cũng tươi cười. Chàng nghĩ bụng: "Đã già, lùn, lại còn... lười. Ta mặc kệ, phần thắng ắt hẳn về ta".

Hết thời gian, bà chủ tới nghiệm thu và thông báo kết quả. Bác lùn kia được chọn. Chàng trai bực lắm và quyết hỏi bà chủ cho ra nhẽ. Bà chủ đáp rằng: "Bác kia cưa được gỗ nhiều gấp rưỡi anh!"

Chàng trai suy nghĩ mãi vẫn không thể lý giải nổi vì sao "người đàn ông vừa lùn vừa lười" kia lại có thể thắng mình nên đã quyết định tới hỏi chuyện. "Này, bác ăn trộm gỗ của tôi hả? Bác lười thế sao mà nhiều gỗ hơn tôi được?"

Bác lùn cười lớn rồi giải thích rằng khi chàng ta cưa hì hục như thế mà không nghỉ, lưỡi cưa sẽ ngày càng cùn, hiệu suất sẽ ngày càng giảm. Còn bác cứ cưa khoảng một tiếng, lại xách cưa ra bờ suối ngồi mài, nhờ đó mà lưỡi cưa luôn sắc bén, giúp bác cưa nhanh hơn mà không mất quá nhiều sức.

ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP POMODORO

Pomodoro là 1 phương pháp quản trị thời gian để nâng cao tối đa sự tập trung trong công việc. Trong tiếng Ý, Pomodoro có nghĩa là quả cà chua.

Các bước để thực hiện phương pháp Pomodoro:

Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút

Các nguyên tắc của phương pháp Pomodoro

- Trong 1 Pomodoro (quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút), nếu bạn buộc phải gián đoạn thì Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 1/2 hay 2/3 Pomodoro.

- Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định.

- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó.

- Trong các khoảng thời gian nghỉ, bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự. Hãy nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, uống nước, mát xa đầu, khuôn mặt, thiền, sắp xếp bàn làm việc, đi dạo trong văn phòng hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Khi nghỉ, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook... vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

ỨNG DỤNG HỖ TRỢ PHƯƠNG PHÁP POMODORO

1. Truy cập https://tomato-timer.com/ để có một chiếc đồng hồ điện tử giúp theo dõi Pomodoro.

Để bắt đầu, bạn chỉ việc nhấn chọn Start. 25 phút sẽ bắt đầu trôi qua và đây là thời gian mà bạn sẽ phải tập trung hết cỡ với công việc hiện tại của mình. Sau khi hết 25 phút, bạn sẽ được “thưởng” 5 phút nghỉ giải lao. Khi hết 5 phút, một khoảng thời gian 25 phút mới lại bắt đầu. Cứ 4 lần nghỉ giao lao 5 phút như vậy thì bạn sẽ được “mở khóa” nghỉ lâu hơn với 10 phút.

Bạn có thể lặp đi lặp lại vòng tuần hoàn này trong 8 tiếng làm việc. Bạn sẽ thấy mình làm được nhiều việc hơn nhưng lại không hề cảm thấy chán hay mệt mỏi như trước.

LỜI KẾT

Pomodoro là một phương pháp tối ưu hóa năng suất làm việc, hướng đến khả năng tăng sự tập trung, tránh mệt mỏi. Bạn có thể kết hợp với các kỹ thuật khác để có thể kiểm soát tốt hơn mọi thứ trong cuộc sống.

Khi mới bắt đầu, bạn có thể phải mất đến 5 hoặc 6 Pomodoro thì mới có thể làm xong một công việc, hay chưa thể tập trung hoàn toàn. Vì vậy, Pomodoro đòi hỏi sự nỗ lực và chỉ thực sự có tác dụng khi bạn cố gắng hết mình. Kiên trì áp dụng, bạn chắc chắn sẽ nhận được kết quả đáng ngạc nhiên.

Read More

5 KỸ NĂNG MỀM NÀO LÀ QUAN TRỌNG NHẤT?

1. KỸ NĂNG TRÌNH BÀY

Trình bày là một kỹ năng quan trọng. Bạn giỏi đến đâu mà không diễn đạt cho người khác hiểu được thì cũng chẳng để làm gì.

CÁC BƯỚC TRÌNH BÀY

Bước 1: Xếp tất cả ý tưởng thành hệ thống

Ý nghĩ của chúng ta thường rất lộn xộn, lủng củng, đòi hỏi phải có sự sắp xếp lại cho thành một hệ thống có trình tự rõ ràng. Với nội dung dài, bạn nên viết lên giấy hoặc sử dụng các công cụ bản đồ tư duy.

Bước 2: Lựa chọn hành văn phù hợp với người nghe

Mỗi người đều có những sự quan tâm khác nhau và thường họ chỉ “nghe” những cái nó khớp với đúng sự quan tâm của họ. Tốt nhất bạn nên nêu ý cần truyền đạt nhất ở ngay 2 câu đầu tiên.

Trình bày tốt đánh giá ở 4 tiêu chí: Có mục đích rõ ràng + Ngắn gọn + Dễ hiểu + Dễ đọc / dễ nghe

2. KỸ NĂNG TƯ DUY

Kỹ năng tư duy là hiệu quả trong việc sử dụng bộ não.

Hãy thử ví dụ này để biết bạn đang ở trình nào trong sử dụng bộ não:

- GHI NHỚ: Bạn có nhớ quán cafe gần đây nhất mình vào là quán nào không? Bạn đã uống gì ở đó, hết bao nhiêu tiền, quán có màu sắc chủ đạo là gì, bàn ghế trông ra sao? Càng nhớ được nhiều thì khả năng ghi nhớ của bạn càng tốt.

- HIỂU: Khi bước vào quán bạn có hiểu tại tại sao cái quán lại sắp xếp bàn ghế như vậy? Tại sao nó lại bật nhạc nhẹ mà không phải nhạc mạnh, cái giá sách để ở kia làm gì, tại sao nhân viên mặc đồng phục như vậy?

- ỨNG DỤNG: Nếu ai đó hỏi bạn nên đi quán cafe nào khi tới Hà nội thì bạn có lọc được trong các quán cafe mình đã đi để đưa ra một lựa chọn tối ưu?

- ĐÁNH GIÁ: Là việc xác định chuẩn và so sánh hiện tượng, sự vật với cái chuẩn. So với chuẩn thì cái bàn kia đã đủ sạch chưa, cafe có đủ ngon, nhân viên phục vụ đủ tốt không?...

- PHÂN TÍCH: Phân nhỏ một thông tin ra tới mức hiểu sâu nó. Ví dụ, bạn phân tích nhu cầu của khách hàng tới quán để từ đó suy ra rằng tại sao đèn phải mờ ảo, cafe phải đặc, phục vụ phải xinh, phải có giá sách, phải có người trông xe. Cao siêu hơn thì phân tích nhu cầu khách hàng, mô hình kinh doanh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận,….

- SÁNG TẠO: Liệu quán cafe này nên được thay đổi như thế nào để có đông khách hơn? Cần thêm dịch vụ gì, cải tiến dịch vụ gì? Cách làm này đã là tốt nhất chưa? Có cách nào hiệu quả hơn ?,…

Tóm lại, nâng cao kỹ năng tư duy chính là liên tục tập luyện những thói quen này:

GHI NHỚ: Nhìn, nghe, cảm nhận sau đó nhớ những thứ đó.
HIỂU: Đặt các câu hỏi tại sao sau đó trả lời luôn.
ỨNG DỤNG: sử dụng được những dữ liệu đã lưu trữ trong bộ nhớ.
ĐÁNH GIÁ: Xác định một cái gì là tốt hay không tốt, phù hợp hay không phù hợp.
PHÂN TÍCH: Phân tích những cái đã nhìn và nghe cho tới khi hiểu tại sao nó phải thế hoặc không nên như thế.
SÁNG TẠO: Đặt câu hỏi và tìm ra câu trả lời để làm tốt hơn.

3. Kỹ năng tự học

Kỹ năng tự học dựa vào hình thành thói quen học. Học mọi lúc mọi nơi và học có phương pháp.

Bạn có thể học được từ thành công cũng như thất bại, từ cái đúng cũng như cái sai, từ những ý tưởng thông minh tới những ý tưởng ngu dốt, từ người giàu cũng như người nghèo. Một ngày không học được cái gì thì chưa đi ngủ.

Phương pháp tự học thì có liên quan tới kỹ năng tư duy ở trên. Học phải có trọng tâm và vận dụng được cái đã học trong thực tế nếu không bạn sẽ nhanh chóng quên chúng.

4. Kỹ năng quản lý cảm xúc

Là khả năng hiểu và quản lý cảm xúc của mình và của người khác.

2 BƯỚC QUẢN TRỊ CẢM XÚC

Bước 1: Nhận biết được cảm xúc của mình

Luyện khả năng này bằng cách thường xuyên chú ý đến trạng thái của bản thân và quan sát người khác để biết ta và người khác đang có xúc cảm gì.

Bước 2: Kiểm soát cảm xúc

Một người biết kiểm soát cảm xúc không bao giờ để cảm xúc trở nên thái quá khi đối diện với một sự kiện mà người khác lập tức mất kiểm soát.

Điều này có nghĩa là bạn không dễ bị “dính” bởi những chiêu trò câu view, quảng cáo lôi kéo, thông tin không chính thống. Không phản pháo, tranh cãi to tiếng khi có mâu thuẫn. Không đưa ra quyết định vội vàng khi đang phấn khích. Không bị ảnh hưởng bởi cảm xúc dâng trào của đám đông…

Điều này không có nghĩa là bạn trở nên vô cảm. Vấn đề chỉ là bạn phải dùng lý trí của mình để xác định một tin nào đó là đúng hay sai, nên hay không nên làm, cảm xúc đi sau cũng không muộn.

Ngoài ra, khơi dậy cảm xúc cũng là một kỹ năng. Bạn hoàn toàn có thể dùng suy nghĩ để từ trạng thái buồn chán sang trạng thái vui vẻ, từ bi quan thành lạc quan. Bí quyết là lưu trữ một số ký ức làm khơi dậy những cảm xúc tích cực, có thể là quá khứ hoặc viễn cảnh tương lai, khi cần thì mang ra hồi tưởng và hình thành xúc cảm tương ứng (như nghĩ tới kẹo là thấy ngọt miệng vậy)

5. KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Bước 1: Nhận thức rằng thời gian là hữu hạn

Hiểu rằng cuộc sống là phép trừ, không thể tùy tiện lãng phí thời gian, nên ở mỗi giai đoạn của cuộc đời bạn phải đạt được một cái gì đó phù hợp.

Bước 2: Làm cho thời gian trở nên khan hiếm

Xác định các mục tiêu. Xác định các công việc cần làm (vượt xa so với cái bạn nghĩ rằng có khả năng làm). Giới hạn thời gian thấp hơn so với giới hạn thời gian hiện tại cho mỗi công việc.

Sự khan hiếm sẽ thúc đẩy bạn sử dụng các công cụ hỗ trợ, tìm cách làm tối ưu.

Bước 3: Ưu tiên cho những thứ quan trọng nhất

Công việc nào càng mang lại giá trị thì càng quan trọng. Tập trung vào làm những việc đáng làm và loại bỏ những việc vặt.

Bước 4: Thường xuyên xem xét lại và điều chỉnh

Tổng kết lại mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi năm. Rút ra những thứ cần thay đổi trong khoảng thời gian tiếp theo.

Read More